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El software de gestión documental: una herramienta fundamental para organizar todo proceso empresarial

El software de gestión documental es uno de los grandes avances para las empresas que manejan mucho volumen de documentos. Transformar los archivos físicos en digitales, y centralizarlos en una misma base de datos, es fundamental para conseguir mejoras significativas en cualquier proceso administrativo.

Cada vez son más las exigencias, control, por parte de los gobiernos para con las empresas. Esto implica un mayor seguimiento en los procesos realizados dentro de las compañías. La mayoría de acciones deben ir acompañadas de un documento que justifique, o autorice, su ejecución.

Las gestiones internas de una empresa también quedan reflejadas en archivos, que sirven como un histórico. Poder guardar las acciones realizadas en una cadena de trabajo, permite detectar y corregir los errores cometidos, en un período de tiempo razonable.

Todas estas exigencias requieren de una gran capacidad de gestión. Recurrir a documentos físicos, en formato papel, no es la solución a este problema. Los archivos impresos ocupan una gran cantidad de espacio y además resultan muy complicados de localizar, lo cual repercute negativamente en todo trámite administrativo.

La mejor solución a este problema es el conocido gestor documental nuxeo. Este software garantiza la accesibilidad y agilidad en la gestión de documentos gracias a la centralización de todo tipo de archivos. Tener en una misma base de datos, y con acceso desde cualquier terminal, todos los registros necesarios para realizar diferentes operaciones empresariales, reduce de manera muy significativa la inversión del tiempo requerido.

Nuxeo es un software accesible a cualquier tipo de empresa, no importan ni el tamaño ni el poder adquisitivo de la misma. Al ser un programa de código libre, las licencias no resultan caras y no existen ningún tipo de permanencias. Además, este gestor documental está diseñado en java, lo cual garantiza la compatibilidad de funcionamiento en cualquier sistema operativo, sean estos: Microsoft, Linux o iOs.

La propuesta de Nuxeo es mejorar la organización de todo proceso empresarial. Para ello sus grandes apuestas de gestión son: el espacio y el flujo de trabajo.

La gestión del espacio

La capacidad de almacenar datos, en un software de gestión documental, es definida por el tipo de servicio contratado, o nube. Las empresas utilizan esta nube a modo de biblioteca empresarial. En ella se pueden archivar todos los registros que una compañía requiera.

El problema está en la forma seleccionada para discriminar el acceso a diferentes tipos de archivos. No todos los empleados deben tener entrada libre a cualquier contenido en la nube. En muchas ocasiones, ciertos documentos son clasificados como privados, los cuales sólo deben ser vistos por altos cargos directivos.

Para satisfacer esta demanda, Nuxeo es capaz de discriminar el acceso a los contenidos en función de los permisos otorgados a diferentes usuarios y grupos. De ahí que las diferentes áreas de una empresa tengan un determinado tipo de accesibilidad.

La gestión del flujo de trabajo

Este apartado resulta muy interesante pues tiene como objetivo la constante mejora en los trabajos realizados dentro de una empresa. El flujo de trabajo representa los diferentes procesos que forman parte en una operación. Toda persona, o grupo, que acceda a un tipo de información, o modifique su contenido, deja un rastro en el software empresarial. De ahí que, este historial de operaciones permita ser consultado en todo momento, y posibilite en la mayor brevedad de tiempo, detectar y subsanar cualquier error cometido.

Los avances que Nuxeo propone resultan en otros beneficios añadidos. Por ejemplo, la información sobre el flujo de trabajo que este software garantiza genera en los trabajadores una mayor concienciación en lo importante que es realizar un trabajo de calidad. Además, la accesibilidad a los documentos hace que los empleados sientan un mayor compromiso hacia la empresa, pues conscientes de la confianza depositada en ellos.
La tecnología ha provocado grandes avances en la sociedad. En la actualidad, el mundo digital gobierna todo tipo de operaciones. Buscar formas de integrarse en esta nueva era es un paso indispensable para toda empresa. Incorporar el software de gestión documental es una asignatura obligatoria para cualquier tipo de compañía.

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